DUA SISI KOMPLAIN
By drg. Nia Sarie, MM
SISI KONSUMEN
Sebagai konsumen, kita pasti pernah melakukan komplain soal produk atau servis yang pernah kita terima dari penjual/produsen. Sah-sah saja apabila kita mengeluh soal produk ataupun layanan yang tidak memuaskan kita. Bentuk ekspresi kekecewaan kita bisa bermacam-macam. Seperti datang langsung ke penjual/customer service yang bersangkutan, mengungkapan lewat social media, boikot produk dan menyebarkan word of mouth ketidak puasan kita, dan lain sebagainya.
Tidak jarang saking jengkelnya kita, kita malas untuk complain, Betul tidak?. Salah satu penyebabnya adalah prosedur komplain ini terlalu bertele-tele , bahkan sering kali kita mendapatkan respon negatif dari produsen/ penjual yang bersangkutan.
Kita bisa berkaca dari kasus Prita dengan RS Omni yang sempat menghebohkan, meskipun Prita sudah mengadukan melalui jalur yang benar tetapi karena tidak mendapatkan kepuasan dalam pelayanan, sehingga Prita mengekspresikan komplain melalui media social networking . Kasus ini ternyata tidak mendapat respon positif dari RS. Omni malahan membuat masalah komplain ini semakin besar dan berkepanjangan.
Bila sudah seperti itu channel atau media mana yang tepat untuk menyalurkan komplain kita ?
Media yang dapat digunakan untuk menampung komplain kita antara lain adalah:
Dari yang paling dasar adalah media customer care yang disediakan oleh penjual/produsen. Tetapi seringkali kita tidak mendapatkan solusi serta kepuasan atas komplain kita sehingga kita mengekspresikan komplain ke media lain yang dianggap lebih efektif. Misalnya kita lihat di Surabaya saja , banyak keluhan/komplain customer yang dimuat dalam surat pembaca,ataupun ditayangkan di salah satu radio. Pada beberapa kasus hasilnya lebih efektif bila dibandingkan melalui customer care.
Media yang paling trend saat ini untuk menyalurkan komplain adalah melalui social media misalnya twitter atau facebook dan sebagainya. Mungkin dikarenakan respon dari masyarakat pengguna social media juga cepat, maka produsen/penjual pun dengan cepat menanggapi keluhan agar keluhan customer tersebut tidak mengurangi image positif brand mereka .
Media terakhir adalah lembaga perlindungan konsumen. Jika kita sudah memakai berbagai cara untuk mengungkapkan keluhan/komplain kita tetapi tidak mendapatkan respon positif dari penjual/produsen yang bersangkutan, maka lembaga inilah yang kan memperjuangkan hak-hak kita sebagai customer. Akhir-akhir ini , lembaga ini semakin berperan dengan semakin kritisnya konsumen terhadap produk atau jasa, ditambah lagi makin banyak produsen/penjual nakal yang bermunculan.
Bagi teman-teman yang ingin mengetahui paduan untuk mengajukan keluhan , teman-teman dapat mengunjungi iirc.ipb.ac.id/…/TATACARA%20PENGAJUAN%20KELUHAN%20KONSUMEN.pdf.
Nah sekarang Bagaimana agar keluhan kita diperhatikan??.. Yang harus kita lakukan adalah :
- mempersiapkan data-data pendukung untuk memperkuat informasi keluhan kita,bila perlu catat keluhan yang ingin kita sampaikan
- tetap tenang , berbahasa sopan serta reasonable dalam menyampaikan keluhan
- mencari right person untuk dapat menyelesaikan keluhan kita, bila kita tidak puas dengan customer service, kita dapat mencari supervisor atau orang yang mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan keluhan kita
- fokus pada problem solving
- menyertakan surat tertulis apabila keluhan masih belum dapat tertangani dengan baik
- menanyakan due date kapan keluhan dapat terselesaikan , tanyakan kembali bila sudah melewati due datenya
- Apabila masih belum tertangani maka keluhan dapat disalurkan ke media-media surat kabar/radio/social media ataupun ke lembaga perlindungan konsumen Indonesia
Semoga dengan sedikit pengetahuan tentang komplain ini, kita dapat memperjuangkan hak-hak kita sebagai konsumen apabila kita dirugikan. Kita mempunyai hak untuk mendapatkan kenyamanan, keselamatan dan keamanan dalam menggunakan produk/jasa. Tetapi yang harus digaris bawahi oleh kita sebagai konsumen adalah menyampaikan secara sopan dan etis.
Sekarang mari kita melihat dari sisi yang berbeda , kita akan melihat dari sisi produsen/penjual dalam menanggapi keluhan konsumen.
SISI PRODUSEN
Keluhan customer adalah sesuatu yang paling dihindari oleh produsen ataupun penjual. Banyak perusahan yang sudah menyadari bahwa keluhan konsumen merupakan masukan bagi perusahaan untuk memperbaiki produk/jasa yang dijual. Selain itu juga untuk menjaga kepercayaan konsumen untuk menggunakan kembali produk/jasa mereka. Dengan demikian loyalitas konsumen terhadap produk maupun jasa makin meningkat. Ini merupakan point penting bagi perusahaan yang ingin eksis dalam jangka waktu yang lama. Atas dasar itulah maka produsen/penjual berusaha untuk menjaga kepuasan pelanggan terutama untuk menangani keluhan konsumen melalui customer servis atau customer care.
Namun apakah fungsi Customer service/customer care sudah efektif??
Bila melihat dari banyak nya keluhan konsumen di media surta kabar/radio maupun social media. Peran Customer service sendiri masih dirasa kurang efektif. Kemudian Apa yang dibutuhkan agar Customer care ataupun Customer Service dapat berfungsi secara efektif?
Mengutip dari beberapa sumber yang pernah saya baca,, Ada beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh customer service/customer care, diantara nya adalah:
- Kesabaran
- Responsive
- Kemampuan komunikasi terutama dalam pemilihan kata-kata untuk mengatasi keluhan konsumen
- Kemampuan mendengar kan keluhan dengan baik
- Kemampuan untuk mengidentifikasi apakah keluhan tersebut valid atau tidak
- Kemampuan problem solving yang baik sehingga terjadi win-win solution dengan customer
- Knowledge tentang prosedur/problem-problem yang umumnya terjadi
- Kemampuan menghandling difficult customer
Tidak hanya kompetensi saja yang dibutuhkan, tetapi juga diperlukan sistem evaluasi kinerja atau key performance indicator yang tepat untuk mengukur kinerja customer service/customer care sehingga efektivitasnya dapat terukur.
Bila kompetensi dan key performance Indicator sudah ada, maka yang perlu dilakuakan adalah cara harus dilakukan oleh Customer service atau customer care dalam menanggapi keluhan diantaranya adalah ;
- Harus menempatkan customer sebagai sesuatu yang berharga dengan menghargai mereka bukan dari berapa rupiah yang mereka tukarkan dengn produk/jasa, tetapi lebih menghargai mereka as a person bukan menganggap mereka sebagai penganggu atau “unnecessary evil”. Bukan berarti konsumen harus menang tetapi harus dicarikan win-win solution.
- Harus bersabar dan berempati kepada konsumen, dengarkan keluhan mereka dan anggaplah dengan posisi yang terbalik sehingga produsen/penjual dapat merasakan dan mengerti ketidaknyamanan yang dirasakan oleh konsumen.
- Jangan melupakan untuk meminta maaf atas ketidaknyamanan yang dirasakan oleh konsumen, serta menghindari intonasi ataupun bahasa sarkasme terhadap konsumen
- Terakhir , cepatlah dalam merespon keluhan konsumen, jangan menunda-nunda lagi untuk segera menyelesaikannya.
Suara Konsumen penting bagi kelangsungan usaha. Satu konsumen kecewa dan tidak tertangani dengan baik maka loyalitas konsumen berkurang. Lebih ekstrim lagi, kekecewaan konsumen mampu menciptakan negative word of mouth yang mampu merusak image produk/jasa . Ibarat-nya seperti peribahasa yang mengatakan karena nila setitik rusak susuk sebelangga.
Oleh karena itu, Produsen/penjual sebaiknya selalu senantiasa memberikan pelayanan maksimal untuk produk/jasa yang mereka tawarkan kepada konsumen. Dengan pelayanan maksimal maka loyalitas konsumen makin meningkat dan bukan hal mustahil berkat hasil word of mouth positif, produsen/penjual akan mendapatkan konsumen baru dengan cost yang minimal.
Semoga ketika melihat dari dua sisi ini, kita sebagai konsumen semakin aware untuk komplain dan dari sisi produsen/penjual semakin meningkatkan kinerja customer service/customer care….